Dass Digitalisierung in mittelständischen Unternehmen durch die Corona-Krise und damit verbundene Home-Office-Tätigkeit von Mitarbeitern an Wichtigkeit gewonnen hat, ist unumstritten. Dabei geht es nicht nur um die langfristige Digitalstrategie im Unternehmen, sondern auch um praktische Anwendungsfälle, die sehr schnell ein konkretes Problem im Unternehmen lösen.
Solch ein simpler und praktischer Anwendungsfall ist das „Schwarze Brett“, welches es in vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen immer noch gibt.
„Das – Schwarze Brett – ist die Informationstafel schlecht hin. Unternehmen informieren ihr Personal über anstehende Veränderungen, Tarifanpassungen oder die neue Verstärkung: Doch erfüllt es noch die effektive Informationsfunktion? Darüber kann gestritten werden. Apps für Mitarbeiter/-innen können eine Lösung sein, die Belegschaft zu erreichen, qualitativeren Content zu bieten und besonders praktisch: Sie sind ortsunabhängig nutzbar“ Mittelstand 4.0, Kompetenzzentrum Kommunikation, Artikel vom 16. Juli 2020
Der Artikel des Mittelstand 4.0 Kompetenzzentrums Kommunikation zeigt hervorragend auf, warum Unternehmen dringend eine digitale Alternative für das Schwarze Brett einführen sollten. Gerade auch zu Corona-Zeiten ist es wichtig, im täglichen Austausch mit den eigenen Mitarbeitern zu bleiben, sie auch mobil im Home-Office zu erreichen und ortsunabhängig in die internen Prozesse des Unternehmens mit einzubinden.
Wie kann eine Mitarbeiter-App das „Schwarze Brett“ und andere interne Prozesse im Unternehmen wirklich ersetzen ?
Die Fabrik19 GmbH aus Gießen ist strategischer Partner von DigiTS – Digital Transformation in Sales und hat bereits einige Mitarbeiter Apps realisiert und erfolgreich bei mittelständischen Unternehmen eingeführt. Ziel war es immer, die Kommunikation des Unternehmens mit seinen Mitarbeitern zu verbessern und ortsunabhängig zu gestalten.
„Erreichen Sie JEDEN EINZELNEN Mitarbeiter – unabhängig ob er an einem digitalen Arbeitsplatz Texte verfasst, auf der Baustelle Kabel zieht, im Reisebus die Reisegäste in den Urlaub fährt oder in der Kölner Filiale der Kundin einen neuen Pullover verkauft. Dabei ist es wichtig, die Kommunikation mit den Mitarbeitern immer direkt, individuell und ortsunabhängig zu gestalten. Eine Mitarbeiter-App, als mobile Lösung für Smartphones und Tablets, erfüllt genau diese Anforderungen“. Mark Pralle, Geschäftsführer der Fabrik19 GmbH
Die Einsatzmöglichkeiten und Funktionen einer Mitarbeiter-App im Unternehmen sind vielfältig und können grob in 4 Kategorien zusammengefasst werden
- Organisation & Administration
- Dienstplan
- Zeiterfassung
- Reisekostenabrechnung
- Verfügbarkeit
- Krankmeldung
- Einladung zu internen Veranstaltungen
- Ressourcenbuchung/-management (Fuhrpark, Räume…)
- Information (das digitale „Schwarze Brett“)
- Unternehmensnachrichten
- Mitarbeiterzeitung/Blog
- Branchennachrichten
- Teamgeschichten (Fotos und Infos von Teamevents)
- Statistiken (KPI, Vertriebszahlen, Verkaufswettbewerbe)
- Kommunikation & Interaktion
- Chat (One-to-One, Gruppen-Chat, Forum)
- Gamifikation (Gebrandete Minigames mit Highscore, Corporate-Icons -Gifs)
- Ideen- und Wissensmanagement (Forum/Formulare für Ideen der Mitarbeiter)
- Umfragen/Voting
- Bildung & Förderung
- eLearning (Schulungen, interne und externe Weiterbildungsangebote)
- Azubi-Förderung (Vorbereitung auf die Prüfung, Mentoring)
- Gesundheitsmaßnahmen (Übersicht, Buchungen)
- Zertifikate nach erfolgreicher Teilnahme
Wichtig bei der Umsetzung eines – Mitarbeiter-App-Projekts – ist es, vorhandene Informationen nicht doppelt zu erfassen, sondern über Schnittstellen eine intelligente Verknüpfung mit den bestehen IT-Lösungen des Unternehmens zu schaffen und die App als FrontEnd zur Interaktion mit den Mitarbeitern zu nutzen.
Realisiertes Beispiel einer Mitarbeiter App bei der Globus SB-Warenhaus Holding GmbH
Am Beispiel des deutschlandweiten Retailers Globus wird sichtbar, wie eine Mitarbeiter-App die interne Kommunikation verändern kann. Realisiert wurde eine App, die alle Mitarbeiter erreicht – vom Lageristen bis zum Geschäftsführer. Und genau darin liegt auch die Herausforderung: „Es war ein Gemeinschaftsprojekt. Von Minute eins an mussten alle Mitarbeiter mitgenommen werden. Die Abstimmung war zeitaufwendig, die Implementierung ging schnell“. Eine einfache Bedienung und Anwendbarkeit der App gehörten zu den Grundvoraussetzungen, gleichzeitig mussten die Mitarbeiter einen Mehrwert erkennen, um das Angebot zu akzeptieren. Und dieser lag im Bereich „Einsatzplan“. Diese Transparenz gab es früher einfach nicht. Plötzlich konnten alle unproblematisch die Dienstpläne einsehen und im Notfall Schichten schnell mit Kollegen tauschen. Das Projekt hat aber auch aufgezeigt, eine Mitarbeiter-App ist keine Standardlösung. Jedes Unternehmen hat seine ureigene Landschaft. Dementsprechend braucht es individuelle Lösungen für jede Firma, berichtet Mark Pralle.
Fazit- Mitarbeiter-App als digitales „Schwarzes Brett“
„Wir nutzen täglich das Internet und sind privat in sozialen Medien unterwegs, haben teils mehrere E-Mail-Adressen, planen unsere Termine in Vereinen mit „Doodle“ und haben dutzende Apps auf mobilen Geräten, die uns das Leben erleichtern. Wir sind es gewohnt, Informationen über das Smartphone zu bekommen, sowie zeitnah und aktuell mit den Menschen in unserem Umfeld zu kommunizieren. Push-Funktionen und Apps helfen im Privatleben auf dem aktuellen Stand bei den Themen zu bleiben, die uns persönlich täglich wichtig sind. Kommunikation im Unternehmen muss nicht weniger attraktiv und innovativ sein!!“, Ottmar Meissner, Geschäftsführer DigiTS
Warum also nicht über eine App für die Belegschaft im Unternehmen nachdenken?
Sprechen Sie uns gerne an, wenn Sie in Ihrem Unternehmen ähnliche Herausforderungen haben und Ihre Mitarbeiter nicht nur auf dem Weg der Digitalisierung mitnehmen wollen, sondern auch mit modernen, innovativen Lösungen begeistern wollen.